7 Fitur Unggulan EDMS yang Akan Mengubah Cara Anda Mengelola Dokumen
Electronic Document Management System (EDMS) kini menjadi tulang punggung manajemen dokumen di banyak perusahaan. Dalam era bisnis yang serba cepat, kemampuan mengelola dokumen secara digital bukan lagi keunggulan tambahan, melainkan kebutuhan strategis. Sistem ini tidak hanya menyimpan file, tetapi juga mengatur alur kerja, menjaga keamanan, dan memastikan setiap informasi terdokumentasi dengan baik.
Pelatihan EDMS biasanya membekali peserta dengan dasar penggunaan sistem, namun keberhasilan implementasi di lapangan bergantung pada seberapa dalam pemahaman Anda terhadap fitur-fiturnya. Memahami fungsi-fungsi canggih EDMS bukan hanya soal teknis, tapi juga bagaimana fitur tersebut mendukung efisiensi kerja dan mengurangi risiko bisnis.
Berikut tujuh fungsi canggih EDMS yang perlu Anda kuasai setelah pelatihan, lengkap dengan ilustrasi penggunaan dan tips latihan lanjutan untuk mempertajam keterampilan.
Fungsi 1: Version Control untuk Menghindari Revisi yang Tidak Perlu
Version control di EDMS memastikan setiap dokumen memiliki riwayat perubahan yang jelas. Anda dapat melihat siapa yang mengedit, kapan perubahan dilakukan, dan membandingkan versi lama dengan yang terbaru. Fitur ini sangat membantu saat proyek melibatkan banyak pihak, karena meminimalkan risiko penggunaan versi yang salah.
Ilustrasi Penggunaan:
Bayangkan sebuah tim legal sedang menyusun kontrak. Setiap anggota memberikan masukan di dokumen yang sama. Dengan version control, Anda bisa kembali ke versi awal jika ada perubahan yang merugikan atau tidak disetujui. Tidak ada lagi kebingungan mencari file “Final_v3_fix_revisi_terbaru.docx” di folder.
Latihan Pasca Pelatihan:
Coba unggah satu dokumen, edit beberapa kali dengan perubahan kecil, lalu gunakan fitur compare untuk melihat perbedaannya. Latihan ini akan membuat Anda terbiasa memanfaatkan version control saat dokumen berubah berkali-kali.
Fungsi 2: Audit Trail untuk Transparansi dan Akuntabilitas
Audit trail mencatat setiap aktivitas yang terjadi pada dokumen. Mulai dari siapa yang membuka, mengedit, mengunduh, hingga menghapus, semuanya terekam otomatis. Data ini menjadi bukti yang kuat jika terjadi perselisihan atau audit formal.
Ilustrasi Penggunaan:
Pada sebuah perusahaan manufaktur, dokumen spesifikasi produk diubah oleh tim produksi. Saat terjadi perbedaan hasil akhir, manajer dapat menelusuri log audit untuk mengetahui siapa yang mengubah detail teknis dan kapan perubahan itu terjadi.
Latihan Pasca Pelatihan:
Akses dokumen dengan akun berbeda, lakukan beberapa aktivitas seperti membaca, mengedit, dan mengunduh. Lalu buka menu audit trail dan pelajari bagaimana sistem mencatat seluruh aktivitas secara rinci.
Fungsi 3: Workflow untuk Mengatur Alur Persetujuan
Workflow mengatur proses persetujuan dokumen secara digital. Anda dapat membuat jalur persetujuan sesuai hierarki perusahaan, sehingga setiap dokumen melewati proses validasi yang tepat sebelum resmi digunakan.
Ilustrasi Penggunaan:
Di divisi procurement, setiap permintaan pembelian harus disetujui oleh atasan langsung, manajer, dan bagian keuangan. Dengan workflow, permintaan tersebut akan otomatis dikirim dari satu persetujuan ke persetujuan berikutnya tanpa email bolak-balik.
Latihan Pasca Pelatihan:
Buat skenario workflow sederhana. Misalnya, pengajuan cuti yang memerlukan persetujuan HR dan atasan. Uji alur tersebut dan perhatikan bagaimana dokumen berpindah secara otomatis ke tahap berikutnya.
Fungsi 4: OCR (Optical Character Recognition) untuk Mengubah Dokumen Gambar Menjadi Teks
OCR mengubah file hasil scan atau foto menjadi teks yang dapat dicari dan disunting. Fitur ini sangat berguna untuk mengelola dokumen lama yang masih dalam bentuk fisik.
Ilustrasi Penggunaan:
Sebuah perusahaan jasa keuangan memindai arsip kontrak lama. Dengan OCR, mereka bisa mencari nama klien atau nomor kontrak di ribuan dokumen hanya dalam hitungan detik, tanpa harus membuka satu per satu.
Latihan Pasca Pelatihan:
Pindai dokumen cetak, unggah ke EDMS, lalu gunakan fitur pencarian untuk menemukan kata kunci tertentu. Latihan ini membantu Anda memahami bagaimana OCR mempercepat proses pencarian data historis.
Fungsi 5: Advanced Search untuk Menemukan Dokumen dalam Hitungan Detik
Advanced search memungkinkan pencarian berdasarkan kombinasi kriteria seperti nama dokumen, tanggal, jenis file, atau bahkan isi teks.
Ilustrasi Penggunaan:
Tim compliance memerlukan laporan pajak tahun lalu yang dibuat oleh staf tertentu. Dengan advanced search, mereka cukup mengisi kriteria pencarian, dan sistem akan memfilter dokumen sesuai parameter yang ditentukan.
Latihan Pasca Pelatihan:
Gunakan beberapa filter pencarian sekaligus, seperti tanggal unggah dan kata kunci di dalam dokumen. Lihat bagaimana hasil pencarian menjadi lebih relevan dan cepat ditemukan.
Fungsi 6: Document Sharing dengan Pengaturan Hak Akses
EDMS memungkinkan Anda membagikan dokumen kepada pihak internal maupun eksternal, dengan kontrol penuh atas hak akses apakah hanya bisa melihat, mengedit, atau mengunduh.
Ilustrasi Penggunaan:
Tim proyek ingin berbagi proposal dengan mitra luar negeri, namun ingin mencegah pengunduhan. Mereka mengatur hak akses agar mitra hanya bisa membaca dokumen melalui portal EDMS tanpa mengunduh salinannya.
Latihan Pasca Pelatihan:
Coba bagikan dokumen kepada rekan kerja dengan hak akses berbeda, lalu masuk menggunakan akun tersebut untuk melihat perbedaan pengalaman pengguna.
Fungsi 7: Document Retention untuk Mengatur Masa Berlaku Dokumen
Document retention memastikan dokumen disimpan sesuai kebijakan perusahaan atau regulasi hukum, lalu dihapus atau diarsipkan secara otomatis setelah masa berlaku berakhir.
Ilustrasi Penggunaan:
Perusahaan farmasi harus menyimpan catatan produksi selama lima tahun. Dengan document retention, sistem akan mengarsipkan atau menghapus dokumen tersebut secara otomatis saat periode penyimpanan berakhir.
Latihan Pasca Pelatihan:
Atur masa berlaku dokumen percobaan menjadi beberapa hari, lalu pantau bagaimana EDMS menangani dokumen tersebut setelah masa berlaku selesai.
Latihan Pasca Pelatihan untuk Memperdalam Pemahaman
Setelah pelatihan EDMS, pemahaman terhadap fitur-fitur ini akan semakin kuat jika Anda langsung mempraktikkannya di lingkungan kerja. Lakukan simulasi kasus nyata sesuai kebutuhan perusahaan. Ajak rekan satu tim untuk menguji fitur bersama, sehingga Anda memahami bukan hanya dari sisi pengguna, tapi juga administrator sistem.
Buat jadwal latihan rutin, misalnya setiap minggu fokus pada satu fitur, lalu evaluasi hasilnya. Dokumentasikan proses dan temuan selama latihan agar bisa menjadi referensi tim di masa depan.
Menguasai EDMS bukan sekadar tahu cara mengunggah atau mengunduh dokumen. Fitur-fitur canggih seperti version control, audit trail, workflow, OCR, advanced search, document sharing, dan document retention adalah kunci untuk memaksimalkan manfaat sistem ini.
Dengan memahami dan mempraktikkan setiap fungsi, Anda akan mampu meningkatkan efisiensi kerja, menjaga keamanan informasi, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan maupun regulasi. Pelatihan hanyalah awal kemampuan Anda akan benar-benar matang ketika menerapkannya secara konsisten di lingkungan kerja.
Jika Anda ingin memastikan setiap dokumen perusahaan tersimpan aman, mudah diakses, dan bebas dari risiko kehilangan data, memahami serta menguasai fitur-fitur canggih EDMS adalah langkah wajib. Pelatihan yang tepat akan membantu Anda menguasai sistem ini dengan cepat sehingga proses kerja tim menjadi lebih efisien dan terkendali. Klik tautan ini untuk mengetahui program pelatihan EDMS yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.