TRAINING EDMS (Electronic Document Management System)

DEFINISI

Pelatihan EDMS (Electronic Document Management System) dirancang untuk memberikan pemahaman mendalam tentang sistem manajemen dokumen elektronik yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen dalam bentuk digital. EDMS memungkinkan organisasi untuk mengelola alur kerja, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik. Sistem ini penting dalam organisasi yang membutuhkan pengelolaan dokumen secara terstruktur dan mudah diakses, seperti perusahaan besar, lembaga pemerintahan, dan institusi keuangan.

Pelatihan ini bertujuan untuk membekali peserta dengan keterampilan dalam mengimplementasikan, mengelola, dan mengoptimalkan penggunaan EDMS di organisasi. Dengan menggunakan teori dasar, studi kasus, dan latihan praktis, peserta akan mempelajari cara menggunakan sistem EDMS untuk meningkatkan produktivitas, memastikan kepatuhan terhadap regulasi, dan meningkatkan pengelolaan informasi di organisasi.

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta akan mendapatkan sertifikasi EDMS yang mengakui kompetensi mereka dalam mengelola sistem manajemen dokumen elektronik secara efektif.

TUJUAN

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan dapat:

• Memahami konsep dasar dan manfaat EDMS dalam pengelolaan dokumen di organisasi.
• Menggunakan EDMS untuk menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen secara elektronik.
• Mengimplementasikan sistem EDMS di organisasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
• Mengelola alur kerja dokumen dan memastikan keamanan serta kepatuhan terhadap regulasi terkait pengelolaan dokumen.
• Menyusun kebijakan pengelolaan dokumen elektronik yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
• Mengoptimalkan penggunaan EDMS untuk meningkatkan pengelolaan informasi dan kolaborasi tim.

SASARAN PESERTA

Pelatihan ini ditujukan untuk:

• Manajer dan Staf TI: Pihak yang bertanggung jawab untuk implementasi, pemeliharaan, dan dukungan sistem teknologi informasi dalam organisasi.
• Manajer Arsip dan Dokumentasi: Individu yang mengelola sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen di perusahaan.
• Staf Administrasi dan Pengelolaan Dokumen: Pekerja yang terlibat langsung dalam pengelolaan dokumen dan alur kerja administrasi.
• Konsultan Sistem Manajemen Dokumen: Profesional yang memberikan layanan konsultasi mengenai penerapan EDMS dalam organisasi.
• Pengelola Keamanan Informasi: Pihak yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dokumen elektronik dikelola dengan aman dan mematuhi kebijakan keamanan informasi.
• Pengusaha dan Pemilik Bisnis: Pemilik atau pengelola bisnis yang ingin mengimplementasikan EDMS untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya operasional.

MATERI

Pengenalan EDMS

• Definisi dan Tujuan EDMS: Memahami pengertian EDMS dan bagaimana sistem ini berfungsi untuk mengelola dokumen dan informasi elektronik dalam organisasi.
• Manfaat Penggunaan EDMS: Menyusun pemahaman tentang manfaat utama menggunakan EDMS, termasuk efisiensi waktu, pengurangan biaya operasional, dan peningkatan produktivitas.
• Fungsi Utama EDMS: Mengidentifikasi fungsi-fungsi utama dalam EDMS, seperti pengarsipan, pencarian dokumen, pengelolaan versi dokumen, dan alur kerja (workflow).

Implementasi dan Pengelolaan EDMS

• Persiapan Implementasi EDMS: Teknik untuk mempersiapkan implementasi EDMS di organisasi, termasuk penentuan tujuan, anggaran, dan pemilihan platform EDMS yang sesuai.
• Pengelolaan Dokumen Elektronik: Menyusun kebijakan dan prosedur untuk mengelola dokumen elektronik, termasuk pengaturan metadata, struktur folder, dan sistem klasifikasi.
• Menyusun Alur Kerja Dokumen: Teknik untuk merancang alur kerja (workflow) untuk pengelolaan dokumen, seperti persetujuan dokumen, revisi, dan distribusi.
• Pemeliharaan dan Pembaruan Sistem EDMS: Mengelola pembaruan dan pemeliharaan sistem EDMS untuk memastikan bahwa sistem tetap berfungsi optimal dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Keamanan dan Kepatuhan dalam EDMS

• Keamanan Dokumen Elektronik: Mengidentifikasi risiko dan tantangan yang terkait dengan pengelolaan dokumen elektronik, serta langkah-langkah untuk menjaga keamanan data dan dokumen.
• Akses dan Pengendalian Pengguna: Teknik untuk mengelola hak akses pengguna, seperti kontrol akses berbasis peran, otentikasi, dan pelacakan aktivitas pengguna.
• Kepatuhan Terhadap Regulasi: Memahami regulasi yang berlaku, seperti GDPR (General Data Protection Regulation), HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), dan lainnya, serta cara memastikan kepatuhan terhadap peraturan tersebut dalam pengelolaan dokumen.

Penggunaan EDMS untuk Kolaborasi dan Pencarian Dokumen

• Kolaborasi dalam EDMS: Menyusun strategi untuk menggunakan EDMS sebagai alat kolaborasi antar tim, termasuk pengeditan bersama dan berbagi dokumen secara real-time.
• Pencarian dan Pengambilan Dokumen: Teknik untuk meningkatkan pencarian dan pengambilan dokumen dengan menggunakan fitur pencarian lanjutan dan pengindeksan dokumen.
• Integrasi dengan Sistem Lain: Memahami bagaimana mengintegrasikan EDMS dengan sistem lain yang digunakan di organisasi, seperti sistem ERP, CRM, dan alat produktivitas lainnya.

Penerapan EDMS dalam Berbagai Industri

• EDMS untuk Industri Keuangan dan Akuntansi: Pembahasan tentang penerapan EDMS dalam industri keuangan dan akuntansi untuk mengelola laporan keuangan, kontrak, dan dokumen audit.
• EDMS untuk Pemerintah dan Sektor Publik: Menyusun strategi pengelolaan dokumen untuk lembaga pemerintah dan organisasi sektor publik yang perlu mematuhi regulasi ketat terkait pengelolaan dokumen.
• EDMS untuk Sektor Kesehatan: Mengelola dokumen medis dan rekam jejak pasien dengan menggunakan EDMS yang aman dan sesuai dengan regulasi kesehatan.

Studi Kasus dan Aplikasi Praktis

• Studi Kasus Implementasi EDMS: Pembahasan studi kasus mengenai implementasi EDMS di organisasi nyata dan tantangan yang dihadapi dalam pengelolaan dokumen elektronik.
• Simulasi Penggunaan EDMS: Simulasi untuk membantu peserta mempraktikkan penggunaan sistem EDMS dalam organisasi mereka, termasuk pengelolaan dokumen, alur kerja, dan pengaturan hak akses.
• Evaluasi dan Penyempurnaan Sistem EDMS: Latihan untuk mengevaluasi efektivitas sistem EDMS yang ada dan menyarankan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi dan kepatuhan.

METODE

Pelatihan ini akan disampaikan menggunakan berbagai metode yang bertujuan untuk memaksimalkan pemahaman dan keterampilan peserta:

• Presentasi: Penjelasan teori mengenai konsep dasar, prinsip, dan praktik terbaik dalam pengelolaan EDMS.
• Studi Kasus: Pembahasan studi kasus nyata tentang penerapan EDMS di berbagai industri dan tantangan yang dihadapi dalam pengelolaan dokumen.
• Latihan Praktis: Aktivitas langsung yang memungkinkan peserta untuk berlatih mengelola dokumen elektronik, merancang alur kerja, dan mengelola akses pengguna.
• Simulasi Penggunaan EDMS: Simulasi untuk membantu peserta berlatih dalam penggunaan EDMS dalam skenario yang realistis dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
• Sesi Tanya Jawab: Memberikan kesempatan bagi peserta untuk bertanya dan berdiskusi mengenai tantangan yang mereka hadapi dalam implementasi dan pengelolaan EDMS.

Kami juga terbuka untuk menyesuaikan metode pelatihan sesuai dengan kebutuhan peserta.

INSTRUKTUR 

Instruktur yang mengajar pelatihan ini adalah instruktur yang berkompeten di bidangnya dengan baik, datang dari kalangan akademisi, praktisi maupun profesional. Kami sangat terbuka jika anda ingin berkomunikasi terlebih dahulu dengan tim trainer sehingga outline materi dapat disesuaikan dengan outcome kompetensi yang diharapkan.

Jadwal DsBanking Training Tahun 2024

• Training Bulan Januari : 18-19 Januari 2025
• Training Bulan Februari : 22-23 Februari 2025
• Training Bulan Maret : 15-16 Maret 2025
• Training Bulan April : 19-20 April 2025
• Training Bulan Mei : 23-24 Mei 2025
• Training Bulan Juni : 14-15 Juni 2025
• Training Bulan Juli : 12-13 Juli 2025
• Training Bulan Agustus : 23-24 Agustus 2025
• Training Bulan September : 13 – 14 September 2025
• Training Bulan Oktober : 11-12 Oktober 2025
• Training Bulan November : 29-30 November 2025
• Training Bulan Desember : 13-14 Desember 2025

Catatan: Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta. Peserta dapat mengajukan tanggal pelaksanaan pelatihan.

LOKASI 

REGULER TRAINING

• Yogyakarta, Hotel Dafam Malioboro (6.000.000 IDR / participant)
• Jakarta, Hotel Amaris Tendean (6.500.000 IDR / participant)
• Bandung, Hotel Golden Flower (6.500.000 IDR / participant)
• Bali, Hotel Ibis Kuta (7.500.000 IDR / participant)
• Lombok, Hotel Jayakarta (7.500.000 IDR / participant)

ONLINE TRAINING VIA ZOOM

INVESTASI 

• Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Catatan: Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Benefit Apa Saja yang Didapatkan Peserta Training?

• FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
• FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan
• Module / Handout
• FREE Flashdisk
• Sertifikat
• FREE Bag or backpack (Tas Training)
• Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
• 2x Coffee Break & 1 Lunch, Dinner
• FREE Souvenir Exclusive

FAQ tentang Dsbanking

Q : Berapa minimal running pelatihan ini ?
A : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta

Q : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
A : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

Q : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
A : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

Q : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
A : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

Q : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
A : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

Q : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
A : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.

Materi, Lokasi dan Jadwal Pelatihan Bisa Berubah Sewaktu-waktu dan disesuaikan Dengan Kondisi Peserta, dimohon untuk Melakukan Konfirmasi untuk Segala Bentuk Perubahan, agar Tidak Terjadi Miskomunikasi.

Segera Daftar Pelatihan, Diskon Menarik hanya Bulan Ini.