PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM

Pelatihan Document Control and Filing System bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan dalam mengelola dokumen secara sistematis dan efisien. Peserta akan mempelajari prinsip-prinsip dasar pengendalian dokumen, penyimpanan, pengarsipan, serta metode digitalisasi untuk memastikan keamanan dan kemudahan akses. Pelatihan ini mencakup teknik klasifikasi, indexing, serta manajemen versi dokumen agar tetap terorganisir dan sesuai standar. Dengan mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu mengoptimalkan sistem pengelolaan dokumen di perusahaan, meningkatkan efisiensi kerja, serta meminimalkan risiko kehilangan atau kesalahan dalam pencatatan informasi penting.

TUJUAN PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM

1. Meningkatkan Pemahaman – Memberikan pemahaman tentang pentingnya pengelolaan dokumen yang sistematis dan sesuai standar.
2. Efisiensi Pengelolaan Dokumen – Mengajarkan teknik penyimpanan, pengarsipan, dan pengendalian dokumen agar mudah diakses dan terorganisir.
3. Mencegah Kehilangan dan Kesalahan – Mengurangi risiko kehilangan, duplikasi, atau kesalahan dalam pencatatan dokumen.
4. Penerapan Digitalisasi – Memperkenalkan metode digital dalam manajemen dokumen untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan.
5. Kepatuhan terhadap Regulasi – Memastikan dokumen tersimpan sesuai dengan peraturan dan standar perusahaan.
6. Meningkatkan Produktivitas – Membantu karyawan bekerja lebih efektif dengan sistem dokumentasi yang terstruktur.

MATERI PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM

1. Pendahuluan
   • Pengertian dan pentingnya document control
   • Tujuan dan manfaat pengelolaan dokumen yang efektif
2. Prinsip Dasar Document Control
   • Siklus hidup dokumen (document lifecycle)
   • Klasifikasi dan kategorisasi dokumen
   • Manajemen versi dan revisi dokumen
3. Sistem Pengarsipan Dokumen
   • Metode pengarsipan (fisik & digital)
   • Teknik indexing dan numbering system
   • Penyimpanan dan pemeliharaan dokumen
4. Keamanan dan Akses Dokumen
   • Hak akses dan kontrol dokumen
   • Kebijakan retensi dokumen
   • Manajemen risiko dalam pengelolaan dokumen
5. Digitalisasi dan Automasi Filing System
   • Pengenalan Electronic Document Management System (EDMS)
   • Migrasi dari sistem manual ke digital
   • Keamanan data dalam sistem digital
6. Standarisasi dan Kepatuhan Regulasi 
   • Standar internasional dalam document control (ISO 9001, ISO 27001)
   • Kebijakan perusahaan terkait dokumentasi
   • Audit dan monitoring sistem pengarsipan
7. Studi Kasus dan Praktik
   • Simulasi pembuatan dan pengelolaan dokumen
   • Evaluasi dan perbaikan sistem filing yang sudah ada
   • Diskusi dan tanya jawab

Pelatihan ini dirancang untuk memberikan pemahaman mendalam serta keterampilan praktis dalam mengelola dokumen secara efektif dan efisien.

PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM

1. Staf Administrasi dan Sekretaris – Bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen dan pengarsipan di perusahaan.
2. Quality Assurance (QA) dan Quality Control (QC) Staff – Memastikan dokumen sesuai standar dan regulasi (ISO, SOP, dll.).
3. Manajer dan Supervisor Operasional – Mengelola dokumen terkait proses bisnis dan operasional.
4. Staf HRD (Human Resource Development) – Mengelola dokumen karyawan, kontrak kerja, dan kebijakan perusahaan.
5. Tim Legal dan Compliance – Menangani dokumen hukum, kontrak, dan kepatuhan regulasi.
6. Staf Keuangan dan Akuntansi – Mengelola dokumen keuangan, pajak, dan laporan keuangan.
7. Tim IT dan Data Management – Mengembangkan serta mengamankan sistem digital untuk document control.
8. Arsiparis dan Document Controller – Mengelola arsip fisik dan digital dalam organisasi.
9. Tim Procurement dan Logistik – Mengelola dokumen pengadaan, kontrak vendor, dan laporan stok.
10. Siapa Saja yang Bertanggung Jawab atas Dokumentasi – Karyawan yang menangani dokumen penting dalam organisasi atau perusahaan.

Pelatihan ini cocok untuk berbagai sektor industri, seperti manufaktur, kesehatan, perbankan, pemerintahan, pendidikan, dan lainnya.

PESERTA TRAINING RECORDS MANAGEMENT OFFLINE JOGJA

Personil yang dapat mengikuti pelatihan yaitu: Staff, Supervisor, Manager hingga level diatasnya yang ingin menambah pengetahuan mengenai Document Control And Filling System.

METODE PELATIHAN RECORDS MANAGEMENT KUALA LUMPUR

Metode yang diberikan Diskusi, Praktek dan Studi Kasus.

INSTRUKTUR PELATIHAN DOCUMENT MANAGEMENT BANDUNG

Instruktur yang mengajar pelatihan ini adalah instruktur yang berkompeten di bidangnya dengan baik, datang dari kalangan akademisi maupun praktisi. Kami sangat terbuka jika Anda ingin berkomunikasi terlebih dahulu tim trainer sehingga outline materi dapat disesuaikan dengan outcome kompetensi yang diharapkan.

Jadwal Diorama Training Tahun 2025

• Januari : 16-17 Januari 2025
• Februari : 13-14 Februari 2025
• Maret : 5-6 Maret 2025
• April : 24-25 April 2025
• Mei : 21-22 Mei 2025
• Juni : 11-12 Juni 2025
• Juli : 16-17 Juli 2025
• Agustus : 20-21 Agustus 2025
• September : 17-18 September 2025
• Oktober : 8-9 Oktober 2025
• November : 12-13 November 2025
• Desember : 17-18 Desember 2025

Catatan: Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta. Peserta dapat mengajukan tanggal pelaksanaan pelatihan. Sebelum melakukan booking tiket perjalanan maupun hotel mohon untuk menghubungi marketing kami terlebih dahulu. Kesalahan pemesanan tiket terkait jadwal tanpa surat konfirmasi (Confirmation Letter) bukan merupakan tanggung jawab tim Diorama Training.

LOKASI 

REGULER TRAINING

• Yogyakarta, Hotel Fortuna Grande Malioboro (6.000.000 IDR / participant)
• Jakarta, Hotel Amaris Kemang  La Codefin (6.500.000 IDR / participant)
• Bandung, Hotel Neo Dipatiukur (6.500.000 IDR / participant)
• Bali, Hotel Ibis Kuta (7.500.000 IDR / participant)
• Lombok, Hotel Jayakarta (7.500.000 IDR / participant)
• Surabaya, Hotel Neo Gubeng (7.500.000 IDR / participant)

ONLINE TRAINING VIA ZOOM

INVESTASI 

• Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Catatan: Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Benefit Apa Saja yang Didapatkan Peserta?

• FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
• FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan (By Request)
• Module / Handout
• FREE Flashdisk
• Sertifikat
• FREE Bag or backpack (Tas Training)
• Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
• 2x Coffee Break & 1 Lunch, Dinner
• FREE Souvenir Exclusive

FAQ tentang Diotraining

P : Berapa minimal running pelatihan ini ?
J : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta

P : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
J : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

P : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
J : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

P : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
J : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

P : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
J : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

P : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
J : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.

Materi, Lokasi dan Jadwal Pelatihan Bisa Berubah Sewaktu-waktu dan disesuaikan Dengan Kondisi Peserta, dimohon untuk Melakukan Konfirmasi untuk Segala Bentuk Perubahan, agar Tidak Terjadi Miskomunikasi. Segera Daftarkan Pelatihan, Dapatkan Promo Menarik Bulan Ini.