DESKRIPSI TRAINING MANAJEMEN KEARSIPAN
Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen kantor dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya didasarkan oleh sistem 5S (lean office) yang pada prakteknya di sesuaikan sesuai kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen arsip dilakukan pula manajemen korespondensi.
Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman.
Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer,maupun sekretaris, sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu (time management) agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja.
MATERI TRAINING PENGELOLAAN ARSIP
SESI 1 : Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern
- Keunggulan bersaing di era informasi dan design.
- Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
- Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
- Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.
SESI 2 : Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)
- Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
- Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).
- Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)
SESI 3 : Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor
- Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.
- Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
- Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
- Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
- Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan
- Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA
SESI 4 : Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
- Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
- Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
- Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.
SESI 5 : Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management
- Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
- Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
- Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
- Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
- Sistem indeks dan abjad dalam filing.
SESI 6 : Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
- Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
- Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
- “Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
- Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
- Peringkat kinerja dan service level.
- Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
- Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.
SESI 7 : Change Management Dalam Penerapan SOP Baru
- Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
- Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
- Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
- ð Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya
SESI 8 : Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan
- Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
- Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)
- Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja: (1) pembuatan tim (2) Rencana gemba Kaizen (3) Rencana Implementasi (4) Rencana
- pembudayaan.
PESERTA TRAINING PENGELOLAAN ARSIP OFFLINE JOGJA
Pelatihan ini sangat tepat diikuti oleh Orang yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer,maupun sekretaris
INSTRUKTUR PELATIHAN SISTEM PENGARSIPAN EFEKTIF BANDUNG
Instruktur yang mengajar pelatihan ini adalah pemateri yang berkompeten di bidangnya dengan baik datang dari kalangan akademisi maupun praktisi.
Kami sangat terbuka jika anda ingin berkomunikasi terlebih dahulu tim trainer sehingga outline dapat disesuaikan dengan outcome kompetensi yang diharapkan.
METODE PELATIHAN PENGELOLAAN ARSIP KUALA LUMPUR
1. Presentation
2. Discuss
3. Case Study
4. Evaluation
5. Pre-Test & Post-Test
6. Games
Metode dapat disesuaikan sesuai kebutuhan peserta ataupun perusahaan. Kami sangat terbuka untuk berdiskusi menentukan metode yang paling efektif.
- Training Bulan Januari : 18-19 Januari 2025
- Training Bulan Februari : 22-23 Februari 2025
- Training Bulan Maret : 15-16 Maret 2025
- Training Bulan April : 19-20 April 2025
- Training Bulan Mei : 23-24 Mei 2025
- Training Bulan Juni : 14-15 Juni 2025
- Training Bulan Juli : 12-13 Juli 2025
- Training Bulan Agustus : 23-24 Agustus 2025
- Training Bulan September : 13 – 14 September 2025
- Training Bulan Oktober : 11-12 Oktober 2025
- Training Bulan November : 29-30 November 2025
- Training Bulan Desember : 13-14 Desember 2025
Catatan: Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta. Peserta dapat mengajukan tanggal pelaksanaan pelatihan.
REGULER TRAINING
- Yogyakarta, Hotel Dafam Malioboro (6.000.000 IDR / participant)
- Jakarta, Hotel Amaris Tendean (6.500.000 IDR / participant)
- Bandung, Hotel Golden Flower (6.500.000 IDR / participant)
- Bali, Hotel Ibis Kuta (7.500.000 IDR / participant)
- Lombok, Hotel Jayakarta (7.500.000 IDR / participant)
ONLINE TRAINING VIA ZOOM
INVESTASI
- Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
Catatan: Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Benefit Apa Saja yang Didapatkan Peserta?
- FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
- FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan
- Module / Handout
- FREE Flashdisk
- Sertifikat
- FREE Bag or backpack (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
- 2x Coffee Break & 1 Lunch, Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
FAQ tentang Dsbanking
Q : Berapa minimal running pelatihan ini ?
A : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta
Q : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
A : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien
Q : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
A : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia
Q : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
A : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas
Q : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
A : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien
Q : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
A : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.
Materi, Lokasi dan Jadwal Pelatihan Bisa Berubah Sewaktu-waktu dan disesuaikan Dengan Kondisi Peserta, dimohon untuk Melakukan Konfirmasi untuk Segala Bentuk Perubahan, agar Tidak Terjadi Miskomunikasi. Segera Daftar Pelatihan, Diskon Menarik hanya Bulan Ini.
Silabus Training ini disunting oleh Suhada Faisal sebagai Content Writer Spesialis di bidang Pelatihan. Berpengalaman lebih dari 5 tahun sebagai konsultan training atau seminar baik secara online maupun offline.